22 fuentes oficiales que debes consultar antes de contratar a alguien en Colombia

Contratar sin verificar es uno de los errores más costosos que puede cometer una empresa. Colombia cuenta con un ecosistema robusto de bases de datos públicas (la mayoría gratuitas y en línea) que permiten validar desde los antecedentes penales de un candidato hasta sus movimientos migratorios, su historial de contratos con el Estado o la vigencia de su tarjeta profesional. Este es el directorio completo.

Por qué importa usar fuentes oficiales

Las fuentes oficiales no pueden ser falsificadas ni desactualizadas por el candidato. Son emitidas por entidades del Estado con validez jurídica, lo que significa que cualquier decisión de contratación basada en ellas queda debidamente sustentada ante una auditoría, una demanda laboral o un proceso disciplinario. Además, la mayoría son gratuitas, en línea y disponibles en tiempo real, lo que elimina la excusa del costo o el tiempo como razón para no hacer la verificación.

Las 22 fuentes, organizadas por categoría

Identidad y estado civil

1. Registraduría Nacional del Estado Civil: Estado del trámite del documento

Permite verificar que la cédula de ciudadanía presentada por el candidato es auténtica, está vigente y no ha sido reportada como extraviada, hurtada o cancelada. La consulta se realiza ingresando el número de cédula en wsp.registraduria.gov.co/estado_docs/. Es gratuita, inmediata y funciona los siete días de la semana.

Cuándo usarla: Siempre. Es el primer paso antes de cualquier otro trámite.

2. Registraduría: Cédula Digital

Para procesos de selección digitales o contratos celebrados de forma virtual, la Cédula Digital permite autenticar la identidad de una persona con verificación biométrica facial y dactilar a través de la app oficial. Disponible en App Store y Google Play, emitida directamente por la Registraduría.

Cuándo usarla: Procesos de vinculación remota o 100% digitales.

Antecedentes penales y judiciales

3. Policía Nacional: Consulta de Antecedentes Judiciales

Es el único mecanismo legalmente autorizado para que los empleadores verifiquen los antecedentes penales de un candidato. Muestra si la persona tiene anotaciones judiciales o requerimientos vigentes ante las autoridades. Se consulta de forma gratuita e inmediata en antecedentes.policia.gov.co:7005/WebJudicial/. Solo se necesita el número de cédula.

Cuándo usarla: Para todos los cargos, sin excepción.

4. Cancillería: Constancia de Antecedentes Judiciales para el exterior

Cuando el candidato ha vivido en otro país o el proceso requiere documentos para apostilla, la constancia de antecedentes judiciales para uso en el exterior se tramita a través de la Cancillería colombiana. Los colombianos la solicitan de forma automática en línea; para extranjeros y casos especiales se gestiona vía correo ante la DIJIN.

Cuándo usarla: Candidatos con historial en el exterior o cargos que exigen documentación apostillada.

Antecedentes disciplinarios

5. Procuraduría General de la Nación: Certificado de Antecedentes

Informa sobre sanciones disciplinarias, penales, contractuales, fiscales y pérdida de investidura. Existe el certificado ordinario (sanciones vigentes de los últimos 5 años) y el certificado especial (todas las anotaciones históricas). Se descarga de manera gratuita e inmediata en procuraduria.gov.co/pages/certificado-antecedentes.aspx.

Cuándo usarla: Para todo cargo que implique funciones públicas, manejo de recursos o contratos con el Estado.

6. Personería de Bogotá: Certificado de Antecedentes Disciplinarios

Expide antecedentes disciplinarios para funcionarios del Distrito Capital de Bogotá. Es un documento público, gratuito y de obtención inmediata disponible en el portal web de la Personería. Su alcance es específico para el nivel distrital.

Cuándo usarla: Contratos o cargos en entidades del Distrito Capital de Bogotá.

7. Comisión Nacional de Disciplina Judicial: Antecedentes de abogados y funcionarios judiciales

Si el candidato es abogado, magistrado, juez, fiscal o auxiliar de justicia, la fuente correcta para verificar sus antecedentes disciplinarios es la Comisión Nacional de Disciplina Judicial. También permite verificar si la tarjeta profesional está activa y si el abogado puede ejercer legalmente. Portal: antecedentesdisciplinarios.cndj.gov.co.

Cuándo usarla: Antes de contratar abogados, asesores jurídicos o cualquier profesional del derecho.

Antecedentes fiscales y financieros

8. Contraloría General de la República: Certificado de Antecedentes Fiscales

Certifica si la persona natural o jurídica aparece en el Boletín de Responsables Fiscales, que lista a quienes han causado daños al patrimonio del Estado. La consulta es gratuita e inmediata en contraloria.gov.co.

Cuándo usarla: Cargos con manejo de recursos públicos, tesorería, contratación estatal o cargos directivos.

9. Datacrédito (Experian): Historial crediticio

Las centrales de riesgo consolidan el historial de comportamiento de pago de una persona ante bancos, cooperativas y empresas de servicios. Datacrédito, operada por Experian, es la central más usada en Colombia. Requiere autorización expresa del candidato en cumplimiento de la Ley de Habeas Data. Se consulta en midatacredito.com.

Cuándo usarla: Cargos con manejo de dinero, crédito, tesorería o activos financieros de alto valor.

10. TransUnion (CIFIN): Historial crediticio

Segunda central de riesgo en importancia en Colombia. Entrega puntaje crediticio y detalle de comportamiento de pago. Requiere autorización previa del candidato. Portal: transunion.co.

Cuándo usarla: Mismos casos que Datacrédito, como fuente de validación cruzada.

Inhabilitaciones e incompatibilidades

11. SECOP: Sistema Electrónico para la Contratación Pública

Administrado por Colombia Compra Eficiente, el SECOP registra todos los contratos celebrados con el Estado. Permite verificar si el candidato tiene contratos vigentes con entidades públicas y si tiene inhabilitaciones para contratar. Portal: colombiacompra.gov.co/secop.

Cuándo usarla: Antes de celebrar contratos de prestación de servicios con el sector público.

12. PACO: Portal Anticorrupción de Colombia

Iniciativa de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República que agrupa datos de sanciones, multas y reportes por delitos contra la administración pública de personas naturales y jurídicas. También muestra el historial de contratos estatales de una persona natural. Portal: portal.paco.gov.co.

Cuándo usarla: Cargos directivos, contratistas del Estado, cargos con alto riesgo de corrupción.

Educación y formación

13. SNIES: Sistema Nacional de Información de la Educación Superior (MEN)

La base de datos oficial del Ministerio de Educación Nacional que registra todos los programas de educación superior con Registro Calificado activo en Colombia. Si el programa declarado por el candidato no aparece aquí o no está activo, el título podría ser inválido. Portal: snies.mineducacion.gov.co/portal/CONSULTAS-PUBLICAS/.

Cuándo usarla: Para verificar títulos de pregrado, especialización, maestría o doctorado.

14. SENA Sofia Plus: Certificados de formación técnica

Para candidatos que declaran haber cursado programas técnicos o tecnológicos del SENA, la verificación de certificados se realiza en el portal betowa.sena.edu.co ingresando el número de documento del candidato. El trámite es gratuito e inmediato para programas realizados desde 2010.

Cuándo usarla: Cargos técnicos, operativos o auxiliares que requieran formación SENA.

Tarjetas profesionales

15. Consejo Profesional de cada disciplina

Para profesiones reguladas (Ingeniería, Arquitectura, Contaduría, Derecho, Medicina, Enfermería, entre otras) la tarjeta profesional debe verificarse ante el Consejo o Tribunal Profesional correspondiente. Algunos consejos ofrecen consulta en línea gratuita; otros requieren solicitud directa. Verificar la vigencia de la tarjeta es obligatorio antes de contratar para cargos que exigen ejercicio profesional.

Cuándo usarla: Cualquier cargo que exija título de una profesión regulada en Colombia.

Tránsito y movilidad

16. SIMIT: Sistema Integrado de Información sobre Multas y Sanciones de Tránsito

Administrado por la Federación Colombiana de Municipios, el SIMIT registra comparendos activos, fotomultas y sanciones de tránsito de todas las ciudades de Colombia. La consulta por cédula es gratuita en fcm.org.co/simit.

Cuándo usarla: Conductores, mensajeros, repartidores, operadores de maquinaria o cualquier cargo que implique manejo de vehículos.

17. RUNT: Registro Único Nacional de Tránsito

El portal oficial runt.gov.co permite consultar la vigencia y categoría de la licencia de conducción de un candidato, así como el historial vehicular si el cargo implica uso de flota. También muestra comparendos vinculados al conductor y el estado del SOAT y la revisión técnico-mecánica del vehículo asignado.

Cuándo usarla: Cualquier cargo que involucre conducción de vehículos de la empresa.

Listas restrictivas internacionales

18. Lista OFAC (Lista Clinton): Departamento del Tesoro de EE.UU.

La OFAC publica el listado de personas, empresas y organizaciones sancionadas por vínculos con narcotráfico, terrorismo y lavado de activos. En Colombia están incluidos ciudadanos y empresas en cuatro listas principales: SDNT, SDNTK, SDGT y FTO. Consulta gratuita en sanctionssearch.ofac.treas.gov. Obligatoria para empresas del sector financiero reguladas por la UIAF.

Cuándo usarla: Sector financiero, empresas con negocios internacionales, cargos directivos de alto impacto.

19. Listas ONU: Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas

El Consejo de Seguridad mantiene listados consolidados de personas y entidades sujetas a sanciones internacionales por terrorismo y proliferación de armas. La UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero) de Colombia recomienda su consulta dentro de los sistemas de prevención de lavado de activos. Portal: un.org/securitycouncil/sanctions/information.

Cuándo usarla: Mismo perfil que OFAC; especialmente para empresas con operaciones internacionales.

Migratorio (candidatos extranjeros)

20. Migración Colombia: Estado migratorio del candidato

Para candidatos de nacionalidad extranjera, Migración Colombia permite verificar el estado del permiso o visa de permanencia, la vigencia de la cédula de extranjería y si la persona se encuentra en situación migratoria regular. Portal: migracioncolombia.gov.co.

Cuándo usarla: Toda vinculación de trabajadores extranjeros. Contratar a alguien en situación migratoria irregular expone a la empresa a sanciones.

21. Migración Colombia: Certificado de Movimientos Migratorios

Documento oficial que registra las entradas y salidas del candidato del territorio colombiano durante un período determinado. Útil para verificar la coherencia entre la experiencia laboral declarada y los períodos de permanencia en el país. Se solicita en el portal de Migración Colombia y tiene un costo.

Cuándo usarla: Cargos con experiencia declarada en el exterior o candidatos con historial laboral internacional.

Registro empresarial

22. RUES: Registro Único Empresarial y Social

Si el candidato es contratista independiente, representante legal de una empresa o va a actuar en nombre de una persona jurídica, el RUES permite verificar el estado de su empresa, su rol de representante legal, la vigencia de la matrícula mercantil y la actividad económica registrada. Consulta gratuita en rues.org.co.

Cuándo usarla: Contratistas, representantes legales, socios de empresa o proveedores de servicios especializados.

Tabla de referencia rápida

#	Fuente	Qué verifica	Portal	Costo
1	Registraduría: Estado del documento	Autenticidad de la cédula	wsp.registraduria.gov.co/estado_docs/	Gratis
2	Registraduría: Cédula Digital	Identidad biométrica digital	App Cédula Digital Colombia	Gratis
3	Policía Nacional	Antecedentes judiciales / penales	antecedentes.policia.gov.co:7005	Gratis
4	Cancillería	Antecedentes judiciales para exterior	cancilleria.gov.co	Gratis
5	Procuraduría General	Antecedentes disciplinarios, fiscales, contractuales	procuraduria.gov.co	Gratis
6	Personería de Bogotá	Disciplinarios (nivel Distrito Capital)	personeriabogota.gov.co	Gratis
7	CNDJ	Disciplinarios de abogados y funcionarios judiciales	antecedentesdisciplinarios.cndj.gov.co	Gratis
8	Contraloría General	Responsabilidad fiscal	contraloria.gov.co	Gratis
9	Datacrédito / Experian	Historial crediticio	midatacredito.com	Con costo
10	TransUnion	Historial crediticio	transunion.co	Con costo
11	SECOP	Contratos con el Estado e inhabilidades	colombiacompra.gov.co/secop	Gratis
12	PACO	Sanciones, multas y corrupción pública	portal.paco.gov.co	Gratis
13	SNIES (MEN)	Títulos universitarios y programas activos	snies.mineducacion.gov.co	Gratis
14	SENA Sofia Plus	Certificados de formación técnica	betowa.sena.edu.co	Gratis
15	Consejos Profesionales	Vigencia de tarjeta profesional	Varía por profesión	Gratis / bajo costo
16	SIMIT	Multas y comparendos de tránsito	fcm.org.co/simit	Gratis
17	RUNT	Licencia de conducción e historial vehicular	runt.gov.co	Gratis / con costo
18	Lista OFAC	Narcotráfico, terrorismo, lavado de activos	sanctionssearch.ofac.treas.gov	Gratis
19	Listas ONU	Sanciones internacionales	un.org/securitycouncil	Gratis
20	Migración Colombia: Estado migratorio	Visa y permiso de permanencia	migracioncolombia.gov.co	Gratis
21	Migración Colombia: CMM	Movimientos migratorios historial	migracioncolombia.gov.co	Con costo
22	RUES	Registro mercantil y representación legal	rues.org.co	Gratis

¿Cuáles son obligatorias y cuáles son opcionales?

No existe una norma que obligue a los empleadores privados a consultar todas estas fuentes. Sin embargo, algunas son consideradas parte de la debida diligencia mínima para cualquier proceso de selección:

• Mínimo indispensable para cualquier cargo: fuentes 1, 3, 5 y 8.
• Recomendadas para cargos con manejo de dinero o activos: agregar fuentes 9, 10 y 12.
• Obligatorias para cargos con conducción: agregar fuentes 16 y 17.
• Imprescindibles para contratos con el Estado: agregar fuentes 11, 12 y confirmar ausencia en fuentes 18 y 19.
• Para candidatos extranjeros: agregar fuentes 20 y 21.
• Para profesiones reguladas: agregar fuente 15.

Recuerda que para consultar las fuentes 9, 10 y 21 se requiere la autorización escrita y previa del candidato, exigida por la Ley 1581 de 2012.

Fuentes consultadas

• Policía Nacional de Colombia, Consulta Antecedentes Judiciales: antecedentes.policia.gov.co:7005/WebJudicial/
• Procuraduría General de la Nación, Certificado Antecedentes: procuraduria.gov.co/pages/certificado-antecedentes.aspx
• Contraloría General de la República, Antecedentes fiscales: contraloria.gov.co
• Registraduría Nacional del Estado Civil: wsp.registraduria.gov.co/estado_docs/
• Comisión Nacional de Disciplina Judicial: antecedentesdisciplinarios.cndj.gov.co
• Personería de Bogotá, Antecedentes Disciplinarios: personeriabogota.gov.co/servicios-a-la-ciudadania/antecedentes-disciplinarios-v2
• Cancillería de Colombia, Antecedentes para el exterior: cancilleria.gov.co/tt_ss/antecedentes
• SNIES, Ministerio de Educación Nacional: snies.mineducacion.gov.co/portal/CONSULTAS-PUBLICAS/
• SENA, Certificados y Constancias: sena.edu.co/es-co/ciudadano/Paginas/certificadosConstancias.aspx
• SIMIT, Federación Colombiana de Municipios: consulta.simit.org.co
• RUNT, Registro Único Nacional de Tránsito: runt.gov.co
• RUES, Registro Único Empresarial y Social: rues.org.co
• SECOP, Colombia Compra Eficiente: colombiacompra.gov.co/secop
• PACO, Portal Anticorrupción Colombia: portal.paco.gov.co
• Lista OFAC, Departamento del Tesoro de EE.UU.: sanctionssearch.ofac.treas.gov
• UIAF, Unidad de Información y Análisis Financiero (listas ONU): uiaf.gov.co/asuntos-internacionales/enlaces-de-interes
• Migración Colombia: migracioncolombia.gov.co
• Datacrédito (Experian): midatacredito.com
• TransUnion Colombia: transunion.co
• Grupo R5, Cómo consultar historial crediticio Colombia: grupor5.com/blog/credito/mi-historial-crediticio
• Ámbito Jurídico, Sentencia Consejo de Estado sobre antecedentes penales: ambitojuridico.com/noticias/general/administrativo-y-contratacion/empleadores-solo-pueden-verificar-antecedentes
• El Diario, Certificado de antecedentes judiciales Colombia 2025: eldiario.com.co/actualidad/certificado-de-antecedentes-judiciales-en-colombia-como-descargarlo-gratis
• Infolaft, Lista OFAC Colombia: infolaft.com/lista-ofac-donde-consultar